Les bonnes pratiques de la gestion des fichiers

Pour les responsables CAO, conserver la trace des innombrables dessins et modèles CAO, et des fichiers associés, est un véritable casse-tête. Une bonne gestion des fichiers est indispensable. Cela évite de passer du temps à rechercher un fichier stocké au mauvais endroit, de perdre ou d’écraser des documents, de valider des modèles prématurément et de causer ainsi des problèmes importants et coûteux en aval.

Au fur et à mesure que les données produit évoluent et qu’elles sont modifiées au cours du processus de conception, certains systèmes de gestion comme la gestion des données techniques (PDM) ou la gestion du cycle de vie des produits (PLM) permettent à chaque intervenant d’accéder à la bonne version des données, la version à jour, tout en assurant en même temps la gestion et le suivi des modifications, ainsi que l’évolution du produit depuis sa création jusqu’à son retrait. La gestion des données a pris d’autant plus d’importance que les équipes de conception se sont étoffées ou dispersées géographiquement, ajoutant ainsi un nombre accru de participants au processus de développement collaboratif.

Établir de bonnes pratiques pour assurer le contrôle des données produit, et contrôler l’accès à ces données, aide considérablement à réduire le nombre des erreurs et évite la duplication des efforts. Un système de gestion des données est essentiel pour permettre la collaboration entre les équipes, contrôler les révisions, assurer la mise à jour d’un fichier journal retraçant l’historique du produit en matière de conformité à la réglementation, préserver les relations entre les divers fichiers relatifs au même produit, garantir la sécurité des données produit et assurer l’accès à ces données. Les fonctionnalités clés d’un tel système sont l’accès centralisé aux données, la recherche en texte intégral, l’intégration/la récupération des données, le contrôle des versions, les fichiers journaux, la gestion des relations entre les fichiers et l’automatisation des processus.

Voici quelques-unes des bonnes pratiques qu’il convient de suivre pour éviter le chaos :

Implémenter un système PDM ou PLM. Cela peut sembler évident, mais ces solutions, que sont les systèmes PDM et PLM, contribuent largement à gérer vos données produit. Elles offrent des fonctions intégrées et automatisées pour assurer le contrôle des révisions, la gestion des accès et de la sécurité, faciliter la collaboration, créer des fichiers journaux, gérer les relations entre les fichiers, etc.

Établir un processus de contrôle. Une fois encore, cela est essentiel si aucune solution automatisée n’est en place. Ce processus permet en effet de s’assurer que toutes les modifications que les intervenants apportent aux modèles et aux dessins sont faites de façon cohérente.

Stocker tous les modèles et tous les dessins dans un emplacement unique. Si un système PDM n’a pas été implémenté, il est préférable d’utiliser une unité réseau partagée. Cela est indispensable si l’on veut disposer d’un système de suivi de la structure produit. Lorsque vous apportez des modifications à un fichier, copiez d’abord le fichier localement au lieu de faire les modifications directement sur le modèle, dans l’emplacement partagé. De cette façon, vous serez sûr que les documents officialisés ne sont pas mis à jour prématurément, sans passer par le processus de contrôle des données. Une fois que les modifications apportées aux dessins ou aux modèles ont été approuvées, déplacez ces derniers vers l’emplacement partagé et mettez à jour les références qui pointent vers les données officialisées.

Utiliser une appellation de fichiers cohérente ainsi que des standards de contrôle des révisions. Une fois encore, il s’agit d’une bonne pratique importante si vous n’utilisez pas de solution de gestion. Assurez-vous que vous utilisez des noms de fichier uniques et utilisez un nom de projet ou un numéro client comme préfixe ou suffixe afin d’éviter toute confusion lorsque plusieurs pièces portent le même nom.

Ne pas utiliser de numéro de révision dans les noms de fichier Si vos assemblages sont composés d’un grand nombre de pièces, le fait de changer le niveau de révision dans le nom de fichier des pièces va causer de gros problèmes avec les références externes (pièces de base, en contexte, symétriques, etc.). La plupart des bonnes pratiques décrites ci-dessus constituent un récapitulatif qui permet de prévenir les problèmes de gestion des données. En fait, les entreprises qui ont déployé une solution PLM s’apercevront que les bonnes pratiques énoncées ci-dessus sont des fonctionnalités principales de ce type de système et qu’elles permettent de résoudre efficacement les problèmes de gestion des données.

Avec une bonne gestion des données, vos utilisateurs pourront retrouver facilement les fichiers, contrôler les révisions, réutiliser efficacement les données de conception, collaborer avec tous les autres sites, automatiser les processus et les approbations, gérer des relations de fichier complexes, générer un fichier journal et le mettre à jour, et se conformer aux normes ou standards de l’industrie. Toutes ces bonnes pratiques se traduiront globalement par de meilleurs résultats financiers, eux-mêmes obtenus grâce à une meilleure productivité, à une collaboration élargie, à une meilleure qualité des produits et à des processus rationalisés – un ensemble de conditions qui rendront votre entreprise plus compétitive et plus rentable.

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