Gestionnaires CAO : comment entretenir la bonne humeur au sein de votre équipe

En tant que responsable, vous avez souvent pour tâche d’imposer des normes, de veiller au respect des règles, de prescrire une formation ou bien encore d’assumer le rôle de médiateur en cas de désaccord. Conséquence : vous n’y gagnez pas toujours en popularité. Pourtant, pour être un responsable efficace, vous devez entretenir de bonnes relations avec les utilisateurs qui composent votre équipe, tout en maintenant une ligne de communication claire.

Même si vous ne pouvez pas empêcher les utilisateurs de se sentir parfois frustrés, si vous encouragez un dialogue ouvert entre vous, les utilisateurs CAO et les différents groupes d’utilisateurs au sein de l’entreprise, vous pourrez éviter bon nombre de discussions en aval en traitant les problèmes et les désaccords avant qu’ils ne fassent boule de neige.

Pour que les utilisateurs soient satisfaits, il existe un moyen : leur simplifier la tâche, améliorer leur productivité et, si possible, réduire le taux d’erreurs. Pour y parvenir, il suffit d’utiliser la technologie CAO existante avec ses outils de personnalisation adaptés aux rôles de l’entreprise, ses modèles et ses procédures automatisées.

Une autre façon de s’assurer la bonne volonté des utilisateurs CAO est de devenir leur avocat auprès du département informatique ou des équipes de gestion de projet. Un bon responsable CAO doit écouter attentivement les griefs, peut-être légitimes, d’un utilisateur CAO qui se plaint d’un processus ou d’un outil inefficace, imposé par des supérieurs hiérarchiques de la maison mère. Les utilisateurs ont souvent l’impression qu’au plus haut niveau, le management ne tient pas compte de leur avis. En leur permettant de s’exprimer, en leur montrant que vous partagez leurs préoccupations malgré votre statut, les utilisateurs auront davantage confiance en vous et vous y gagnerez en respect.

Pour améliorer vos relations avec les utilisateurs CAO, vous pouvez aussi leur demander de vous signaler tout ce qui, dans leurs tâches quotidiennes, peut entraver leur efficacité. C’est une proposition gagnant-gagnant. En essayant d’apporter une solution à ces goulets d’étranglement, les utilisateurs contribuent à créer un environnement de travail plus productif, qui génère moins de frustration. En tant que responsable, vous n’avez pas à trouver vous-même la source des problèmes, et vous disposez alors de plus de temps pour les régler. En incitant les utilisateurs à participer au processus, ils s’approprient la situation et ne font pas que se plaindre.

Les gestionnaires CAO doivent également s’assurer que leurs utilisateurs n’oublient pas d’assumer les tâches de maintenance courantes nécessaires au maintien de la productivité. Les utilisateurs doivent par exemple organiser les répertoires des fichiers de projet, mettre à jour les répertoires standard, veiller à la maintenance des dossiers contenant les tâches terminées, etc. Le côté positif, c’est que les utilisateurs CAO disposent d’un environnement de travail mieux organisé. L’avantage pour les gestionnaires CAO, c’est qu’ils disposent d’une équipe plus encline à suivre les procédures standardisées.

Enfin, tout le monde est bénéficiaire car il y a moins d’erreurs et moins de perte de temps à chercher des fichiers placés au mauvais endroit ou perdus. Enfin, n’hésitez pas à faire participer vos utilisateurs aux tests d’implémentation, qu’il s’agisse d’un logiciel nouveau ou d’une mise à jour. Vous en tirerez bon nombre d’avantages ; les utilisateurs seront plus à l’aise dans l’environnement logiciel dans lequel ils travaillent ; quant à vous, vous pourrez ainsi déceler des bogues ou identifier des problèmes avant le déploiement complet du logiciel dans le département. Cela importe également lorsqu’il s’agit de configurer des normes personnalisables. Essayez d’automatiser le plus possible les normes CAO en utilisant des configurations de modèles, des barres d’outils personnalisées, des répertoires de tâches, etc.

Les utilisateurs peuvent vous aider à vérifier les fonctionnalités et la gestion des erreurs de ces outils. Pour que des utilisateurs adoptent un logiciel personnalisé, celui-ci doit fonctionner correctement et il doit correspondre à une certaine logique au niveau de son utilisation. Trouvez quelques utilisateurs pour vous aider à optimiser vos projets de personnalisation ; cela favorisera l’adoption de la solution et l’utilisation des normes.

Ce n’est pas par besoin de reconnaissance que vous êtes devenu responsable CAO. Néanmoins, il faut savoir qu’il est essentiel pour vous d’entretenir de bonnes relations avec vos utilisateurs. Il est important de vous faire l’avocat des utilisateurs CAO car, en fin de compte, votre réussite en tant que responsable CAO se mesure à la productivité de votre équipe.

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