Bonnes pratiques d’élaboration des budgets CAO

L’établissement d’un budget CAO détaillé est une phase critique de tout plan de gestion de la CAO. Bien que la préparation d’un budget ne compte pas parmi les tâches préférées d’un responsable CAO, établir un budget sérieux et réaliste est la seule façon de s’assurer que les utilisateurs disposeront des outils nécessaires à leur activité. Pour ce faire, vous devez être réaliste et minutieux dans vos estimations, et vous devez prendre votre temps. Vous devez être patient et établir une analyse des besoins prenant en compte tout ce dont votre département devra disposer pendant l’année à venir. Cette tâche peut vous prendre plusieurs semaines. Sachez que des estimations insuffisantes peuvent avoir des conséquences désastreuses et se traduire par un manque de confiance en vos capacités de gestionnaire de la part des utilisateurs et de votre hiérarchie.

Bien que chaque budget CAO soit différent, voici quelques bonnes pratiques qui vous aideront à établir efficacement votre budget.

Garder un contact permanent avec votre supérieur hiérarchique. C’est très important. Tenez votre responsable au courant de tout problème susceptible d’avoir un impact sur vos estimations (matériel informatique obsolète, besoins en formation, etc.) et assurez-vous que vous êtes au courant des changements pouvant intervenir dans l’entreprise (fusions, acquisitions, bonnes ou mauvaises perspectives économiques, etc.), qui pourraient peser sur vos prévisions budgétaires.

Faites ressortir les hausses de productivité et les économies de coûts. Au lieu de vous lamenter sur les logiciels et le matériel informatique que vous souhaiteriez acheter pour votre département, en particulier pendant cette période de dépression, mettez plutôt en valeur les hausses de productivité et les économies de coûts que ces achats pourraient engendrer.

Ne laissez rien au hasard. Les gestionnaires CAO sont souvent embarrassés dans leurs calculs par des postes à gros budget, mais n’oubliez pas que les consommables (cartouches d’encre, papier, barrettes mémoire, toner, supports de sauvegarde, etc.) finissent par représenter des sommes non négligeables sur toute une année. Voici d’autres postes à ne pas oublier : les dépenses de formation, les achats de matériel informatique et de logiciels, les abonnements logiciels annuels, les licences hardware, ainsi que les coûts de gestion de la CAO.

Documentez tout. Une fois que vous avez établi votre longue liste de besoins budgétaires, il est temps de noter tout cela dans un tableur et de collecter les justificatifs des coûts et des estimations (devise, commandes d’achats précédentes, reçus, etc.) et de les assembler dans un dossier de documentation budgétaire.

Demandez à vos pairs de revoir votre budget. Personne n’est parfait. Demander à un tiers, ou à plusieurs, de revoir votre budget peut vous rassurer, ou vous alerter si par inadvertance vous avez omis un élément important. Mieux vaut revoir le budget avant de le soumettre à un responsable hiérarchique plutôt que de découvrir ultérieurement qu’il est incomplet.

Assurez-vous qu’il est au bon format. La plupart des entreprises utilisent un format établi ou un tableur standard dans lequel elles souhaitent que le budget leur soit soumis. Si vous veillez à respecter le format souhaité, votre budget aura plus de chances d’être accepté par votre hiérarchie.

N’attendez pas la dernière minute. Il n’est pas possible de faire quelque chose convenablement si l’on s’y prend trop tard, aussi n’attendez pas la fin de l’année pour préparer le budget de l’année suivante. Étant donné que le plus petit détail a son importance dans un budget CAO détaillé, il est crucial de prendre le temps de planifier le budget et de préparer le document. Pour établir un bon budget, il faut le planifier, l’affiner et le revoir pendant plusieurs semaines.

Image par RambergMediaImages

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