En coulisses : PTC University donne son avis sur la formation et fait part de quelques conseils sur le blog de Creo

Dans un article récent, « Bonnes pratiques en matière de formation CAO », nous avons défini de bonnes pratiques afin d’assurer une formation efficace et permettre aux utilisateurs d’accomplir leurs tâches du mieux possible, même dans un contexte économique médiocre. Nous avons invité Matt Cohen, vice-président de la division de PTC University, afin qu’il nous en dise davantage sur l’approche de PTC en termes de formation.

GH : Avant de poursuivre, êtes-vous d’accord pour dire que la valeur d’une bonne formation demeure incontestable ? J’ai noté que les budgets formation étaient de moins en moins limités. Dans l’étude qu’il a menée en 2010 sur les gestionnaires CAO, Robert Green, auteur de la CAD Manager’s Newsletter (bulletin d’information pour les gestionnaires CAO), révèle que 71 % des entreprises déclarent ne pas avoir restreint leur budget formation, une évolution majeure par rapport à l’année 2009, au cours de laquelle près de 46 % des entreprises ont signalé avoir réduit leurs dépenses en formation. Diriez-vous que la formation est en plein rebond ? Si oui, pourquoi ?

Matt Cohen : Absolument. Je pense que les entreprises commencent à comprendre qu’en ces temps de conjoncture économique difficile, le perfectionnement du capital humain peut avoir des conséquences considérables sur les résultats nets.

Pour une entreprise, les postes où il est le plus facile de faire des coupes claires sont la formation et les déplacements. Par conséquent, en cas de ralentissement économique, les budgets de formation sont souvent amputés. Mais de nos jours, la technologie constitue l’épine dorsale du travail de chacun. Les entreprises ont d’ailleurs investi des sommes conséquentes dans ces technologies sous-jacentes. Le meilleur moyen d’améliorer la rentabilité globale de l’entreprise est de former les utilisateurs à ces nouvelles technologies dans le cadre de leur travail, leur permettant ainsi d’être plus productifs.

La création de valeur consécutive à un investissement initial passe par l’optimisation des compétences des personnes. Les entreprises, tout juste sorties de la dernière crise économique, sont en train d’en prendre conscience. Désormais, elles commencent à ne plus rogner sur leur budget de formation. Bien entendu, la vieille méthode qui consiste à laisser des stagiaires s’absenter du bureau pendant de longues périodes pour assister à des cours ne fonctionne plus. Elle est supplantée par une nouvelle approche, adaptée aux besoins de chacun, qui génère de réels résultats pour l’entreprise et, ce faisant, oblige cette dernière à considérer cet investissement humain sous un autre angle et donc à ne plus toucher au budget de formation.

GH : L’article cité précédemment a suscité de nombreux commentaires et débats. Souhaiteriez-vous y ajouter quelque chose ?

MC : L’article couvre, selon moi, tous les points importants mais il y a deux bonnes pratiques majeures que j’aimerais nuancer. Tout d’abord, je ne conseille pas aux entreprises de développer leurs propres approches et contenus de formation à partir de zéro. Ensuite, je ne suis pas pour que les experts d’un domaine (PME) passent une partie de leur temps à assister et former les utilisateurs.

GH : Qu’y a-t-il de mal à ce que les entreprises développent leurs propres approches et contenus de formation et à ce qu’elles demandent à des experts de dispenser ces formations ?

MC : De nombreuses d’entreprises démarrent avec de très bonnes intentions. Elles développent rapidement un cours en interne qui introduit les fonctionnalités de base du nouveau logiciel. Mais la plupart ne réalisent pas l’investissement important que nécessite un suivi. Par exemple, peut-être une entreprise a des utilisateurs sur d’autres sites, qui ont besoin d’une formation localisée. Une autre, peut-être, a ajouté des extensions logicielles spécialisées à l’environnement, qui nécessitent une formation en interne plus développée. Peut-être qu’une autre encore préfère enseigner les bonnes pratiques plutôt que l’interface utilisateur et les fonctions. Il se peut également que l’expert travaille sur un projet critique et qu’il n’ait tout simplement pas le temps de mettre en place le matériel pédagogique. Sans oublier bien entendu que, dès qu’une nouvelle version sortira, tous les documents devront être mis à jour, et ce, dans toutes les langues.

Vous devez déterminer qui va se charger des étapes de développement, de maintenance et de livraison de cette formation. En règle générale, on désigne les utilisateurs les plus compétents , à savoir les experts. Je pense que vous préférez que ces experts développent vos produits plutôt qu’ils ne développent et dispensent les formations. Il est évident qu’un bon programme de formation doit impliquer les experts d’une entreprise dans le développement. Aucun fournisseur ne peut faire cela tout seul. Un bon prestataire de formation peut fournir les documents de base, ainsi que les outils et processus nécessaires pour configurer/personnaliser ce contenu, afin de réduire l’investissement global au cours du cycle de vie et d’optimiser le temps des experts. Un bon prestataire de formation dépense des millions pour la création d’un contenu évolutif, configurable et localisé, afin que les entreprises n’aient pas à le faire.

GH : C’est ce que vous faites, à PTC University ?

MC : PTC University couvre nombre de ces problèmes de formation qui, sans en avoir l’air au départ, s’avèrent très coûteux par la suite. Vous dites, dans votre article, qu’il faut collaborer avec le fournisseur de logiciel pour voir les logiciels disponibles. Permettez-moi de vous expliquer le fonctionnement de PTC University. Nous proposons une série complète d’outils, d’approches d’apprentissage, de processus, d’experts spécialisés aussi bien dans l’apprentissage que dans les produits, ainsi qu’un contenu à jour dans plusieurs langues, autant d’éléments qui garantissent des solutions d’apprentissage efficaces pouvant répondre aux besoins spécifiques d’une entreprise ou d’un individu en vue d’optimiser sa productivité.

GH : Comment comparez-vous l’efficacité de PTC University aux autres programmes de formation ?

MC : Nos programmes sont axés sur les priorités métier de nos clients. Il est certes important d’expliquer les fonctionnalités d’un outil au cours d’une formation, mais il est encore plus important d’observer comment les utilisateurs utilisent le logiciel pour garantir le respect des objectifs de l’entreprise. Pour parvenir à ces objectifs, l’ensemble de votre équipe de développement de produits doit suivre les bonnes pratiques, pas uniquement les experts. Et comme vous le savez déjà, tout le monde n’apprend pas de la même manière, ni à la même vitesse. Nous pouvons donc adapter le programme à chaque individu et à chaque entreprise. Une bonne formation implique une évaluation des besoins, un plan d’enseignement et la possibilité de développer un programme éducatif personnalisé et adapté.

GH : Quels sont les points clés à regarder chez un prestataire de formation ?

MC : Il existe des points critiques qui permettent de différencier un bon prestataire de formation d’un excellent prestataire de formation. Les entreprises doivent, à mon avis, se pencher sur les six facteurs suivants :

  1. Chaque individu apprend à sa manière. Certains préfèrent les formations en ligne dont ils peuvent réguler le rythme. D’autres apprennent mieux au cours d’une formation assurée par un instructeur. Optez pour un prestataire qui propose une vaste gamme de contenus et de méthodes : formation en ligne, formation assurée par un instructeur, offres virtuelles, etc. 
  2. De plus en plus, les entreprises, toutes tailles et tous types confondus, deviennent des entreprises mondiales. Beaucoup possèdent des sites en Chine ou en Europe. Vous devez donc vous assurer que le contenu est disponible dans plusieurs langues, afin que les non-anglophones ne soient pas pénalisés par la barrière de la langue.
  3. Choisissez un fournisseur dont la formation apporte une réelle valeur ajoutée à votre entreprise. Vous pouvez par exemple demander à chaque fournisseur comment son système de formation a permis d’améliorer la productivité de ses clients et d’y apporter une réelle valeur ajoutée.
  4. Vérifiez que le fournisseur peut vous aider à suivre le développement d’un stagiaire et à identifier les besoins de formation de chacun. La plupart des prestataires de formation utilisent une approche massive de la formation.
  5. Choisissez un fournisseur capable de développer un programme de formation approprié à chaque individu, rôle ou département de votre entreprise. Encore une fois, le but est de vous permettre de maximiser votre développement de produits.
  6. Enfin, optez pour un fournisseur qui dispose d’outils et de processus capables de mesurer le succès et d’assurer l’adoption de l’approche de formation.

GH : Quel message souhaitez-vous adresser aux entreprises qui songent à réduire, voire à amputer lourdement leur budget de formation ?

MC : Je leur dirais d’y réfléchir attentivement. Lorsque l’on compare des entreprises qui ont investi dans la formation à celles qui y ont renoncé, on distingue de nettes différences. Parmi ces dernières, on note une utilisation faible, inefficace et sous-optimale de la technologie, ainsi qu’une faible rentabilisation des investissements. À l’échelle de l’individu, le risque est que les compétences soient insuffisantes, ce qui peut se traduire par des performances moindres.

GH : Certaines sociétés font face à des contraintes budgétaires. Quel conseil leur donneriez-vous ?

MC : Je ne serais pas surpris d’apprendre que toutes les entreprises appliquent une forme de contrainte budgétaire. L’époque où les utilisateurs passaient des semaines entières hors site pour apprendre les notions de base des produits, avant de revenir les aiguiser sur site avec des experts en interne, est révolue. Pour optimiser le budget, je recommande trois étapes.

D’abord, tirez parti des évaluations de compétences afin de mieux comprendre les besoins en formation de votre entreprise. La plupart de ces évaluations sont gratuites et peuvent être effectuées en ligne.

Ensuite, concentrez-vous sur les domaines où vous avez le plus de besoins et qui peuvent avoir le plus d’impact sur votre activité. Si vous choisissez le bon prestataire, il pourra vous aider sur ce point.

Enfin, consultez votre fournisseur pour connaître les solutions créatives déjà en place. Les meilleurs prestataires vous accompagneront et vous fourniront même un accès gratuit à leurs formations et didacticiels adaptés aux rythmes de chacun. Vous pouvez également vous rendre sur les blogs et les communautés du fournisseur, où vous pourrez certainement accéder à des ressources gratuites.

GH : En quoi le logiciel Creo va-t-il changer PTC University ?

MC : La vision et la stratégie de Creo appellent à ce que davantage de personnes soient impliquées dans le développement de produits (marketing, production, documentation des services, etc.). Les applications Creo seront utilisées dans l’entreprise et dans de nombreux rôles. Cela implique donc la nécessité d’adopter une nouvelle approche de formation, avec une formation succincte pour les non ingénieurs et une formation en contexte à la demande, tout en utilisant le produit et les bonnes pratiques en vigueur dans l’entreprise. Nous sommes actuellement en train de travailler sur de nouveaux outils et méthodes destinés à optimiser la productivité de l’entreprise et de chaque individu avec Creo.

Soyez à l’affût des futurs articles « En coulisses » qui explorent d’autres méthodes utilisées par PTC University pour optimiser la productivité des entreprises grâce à Creo.

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