Traiter des modifications de conception de dernière minute

Devoir apporter des modifications à n’importe quelle étape du cycle de conception est une réalité à laquelle sont confrontés tous les fabricants. Disposer de spécifications de conception claires et acceptées par tous, basées sur une étude de marché bien documentée, sur les exigences des clients et sur les méthodologies de l’ingénierie, permet d’éviter bon nombre d’erreurs et donc de modifications de conception. Toutefois, même les conceptions les plus prometteuses et les mieux pensées peuvent nécessiter des changements, et ce pour des quantités de raisons, d’un bout à l’autre du cycle de conception.

Une chose est sûre : plus les modifications sont apportées à un stade avancé du cycle de conception et plus elles sont coûteuses et perturbent le développement du produit.

Une modification opérée alors que le produit est déjà sur le marché peut avoir des conséquences encore plus désastreuses et se traduire par des rappels fort coûteux du produit, par une action en justice de la part du client, sans parler de la perte de confiance parmi les clients. Les dommages causés à la marque par un rappel de grande ampleur en 2010 ont entraîné une chute des ventes chez Toyota, évaluée entre 770 et 880 millions de dollars. Quant au coût lié à la perte de confiance des consommateurs, il est plus difficile à quantifier, mais probablement tout aussi important.

Si les estimations de coût relatives aux modifications varient, il existe une méthode de calcul empirique mais relativement simple selon laquelle le coût des modifications de conception s’accroît d’un facteur de 10 à chaque étape du processus de conception. Par exemple, si une modification apportée au stade initial, lors de l’élaboration du concept, coûte 10 dollars, elle pourrait en coûter 100 000 au stade de la production. Tous les fabricants le savent. Mais malheureusement, les erreurs sont parfois inévitables.

Donc, la question qui se pose est la suivante : comment faire au mieux lorsque des modifications s’imposent tardivement dans le cycle de conception ? 

Pourquoi maintenant ? C’est la question habituelle lorsque des modifications de conception de dernière minute sont nécessaires. Parfois, ces modifications répondent aux besoins évolutifs du client. À d’autres occasions, elles sont commandées par les conditions de fabrication sur le site. Des modifications peuvent en effet être apportées lorsqu’un changement de matériau ou de méthode de fabrication s’impose, par exemple si un matériau n’est pas disponible ou s’il est difficile de se procurer tel ou tel composant, ou encore si le fournisseur a changé. Mais souvent les modifications sont aussi la conséquence de processus mal coordonnés au sein de l’entreprise, par exemple si les membres de l’équipe de conception n’ont pas été tenus correctement informés de nouvelles exigences concernant le produit ou de nouveaux paramètres de conception induits par la fabrication. Alors que les équipes de conception doivent se concentrer sur la fabrication, les équipes en amont et en aval sont tenues d’informer en permanence les concepteurs de tout changement de données au niveau des exigences. Lorsqu’une modification est nécessaire, il est essentiel que toutes les équipes communiquent ouvertement et collaborent pour trouver la solution adéquate. Il faut savoir qu’une modification apportée à la conception a souvent un impact sur les processus aval, aussi les ingénieurs et les concepteurs doivent être réalistes lorsqu’ils évaluent cet impact sur les plannings et sur les coûts, et ils doivent absolument communiquer avec tous ceux qui vont ressentir les effets de ce changement.  

Flexibilité

Bien que des spécifications de conception correctement rédigées puissent éviter certaines modifications, cela peut également induire un manque de souplesse et de réactivité lorsque des modifications sont requises. Les entreprises doivent quant à elles rester en contact avec le client de façon à pouvoir tester le concept, les prototypes et les fonctions du produit tout au long du cycle de développement et de lancement. Les études montrent qu’en procédant ainsi, il est possible de réduire le cycle de vie d’un projet de 30 % et de réduire les coûts de développement de 40 %, comparé à l’approche de conception plus classique par phases avec un respect strict des spécifications de conception définies au début du cycle de conception. Mais ces méthodologies de conception au plus juste ne répondent pas aux attentes en début de processus. L’efficacité améliorée du développement de produits au plus juste (comme le modèle par phases) dépend encore grandement de la stabilisation précoce des exigences, plutôt que des itérations, des optimisations et des compromis entre les exigences pour parvenir à la conception de produit satisfaisante.

En conséquence, quel que soit le degré d’innovation que permet cette approche, elle tend à être basée sur la sauvegarde du statu quo plutôt que sur la capacité de création, ce qui expose les entreprises à davantage de vulnérabilité face à des modifications dérangeantes pouvant intervenir plus tard sur le marché.  Le problème, c’est que pour les fabricants, la concurrence s’est intensifiée en même temps que la mondialisation. L’environnement de développement de produits est devenu trop volatile pour un processus rigide et standardisé. Les concepteurs et les ingénieurs, mais aussi le reste de l’équipe de conception, doivent faire preuve de souplesse et d’ouverture, et ils doivent être prêts à insérer les modifications inévitables qui s’imposent d’un bout à l’autre du processus, afin de résoudre les problèmes rapidement et de pouvoir ainsi respecter l’échéancier, avec le moins de perturbations possible.

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