Se préparer aux mises à niveau logicielles

Les éditeurs de logiciels CAO commercialisent régulièrement des mises à niveau logicielles, mais les services d’ingénierie des entreprises doivent évaluer s’il est utile d’investir du temps, des efforts, des formations et des frais dans cette mise à niveau. Avant de se décider en faveur de la mise à niveau d’un logiciel de CAO, les responsables de l’ingénierie devraient prendre le temps d’examiner les besoins et les options actuels, d’estimer les avantages potentiels, de calculer la rentabilité de l’investissement, d’évaluer les besoins en formation et de préparer les utilisateurs.

Examinons quelques étapes qui peuvent aider à mieux préparer les services d’ingénierie à la mise à niveau d’un logiciel CAO.

Évaluation de vos besoins.
Avant d’implémenter une mise à niveau logicielle, les utilisateurs CAO et leurs responsables doivent discuter des faiblesses du système et des points critiques, et de leurs répercussions sur la productivité. Le non-respect des délais de conception n’est-il pas dû aux inefficacités du système ? Le logiciel connaît-il fréquemment des arrêts ou des défaillances ? Le management saisira l’importance de mettre à jour le logiciel lorsqu’il verra clairement l’impact sur les résultats financiers.

Évaluation des options.
Lorsque vous avez déterminé les problèmes, recherchez les mises à niveau susceptibles de répondre à ces problèmes. Parcourez sites, blogs et articles pour vous informer sur les nouvelles fonctions et voir comment chacune d’entre elles peut améliorer les processus. Contactez les fournisseurs et renseignez-vous sur les fonctions qui ont été améliorées ou rationalisées. Quelle est la configuration système requise pour la nouvelle mise à niveau ? Forts de ces informations, les responsables de la CAO auront plus de chance d’obtenir le soutien du management et des utilisateurs.

Essai.
Collaborez avec l’éditeur de votre logiciel CAO et soumettez la mise à niveau à quelques tests de base avec les utilisateurs CAO en qui vous avez le plus confiance. La plupart des éditeurs proposent des versions d’évaluation gratuites. Un autre bon moyen de découvrir les nouvelles versions est de s’inscrire comme testeur de version bêta. Utilisez vos propres données lors du test de manière à évaluer avec précision le fonctionnement du nouveau logiciel avec les données que vous traitez habituellement.

Mise à niveau matérielle à envisager.
Certaines mises à niveau logicielles majeures nécessitent parfois une mise à niveau du matériel sur lequel elles s’exécutent, et pas seulement une augmentation de la mémoire. Cela n’a aucun intérêt de mettre à niveau le système de CAO si le matériel n’est pas à la hauteur du logiciel et, ce faisant, entraîne des pannes du système et une baisse de productivité. De nombreuses stations de travail sont certifiées pour des systèmes de CAO spécifiques afin d’en améliorer la productivité et de limiter les temps d’arrêt, ce qui suffit à amortir le coût du matériel en quelques mois.

Planification de la formation.
Pour certaines mises à niveau importantes, les nouvelles fonctions (rubans, barres d’outils, interfaces de navigation ou bibliothèques de contenu) peuvent perturber les utilisateurs et nécessiter une formation. Dans ce cas, à combien va se monter le coût de formation supplémentaire ? Quel coût l’arrêt de production va-t-il entraîner ?

Calcul de la rentabilisation des investissements.
Il est temps maintenant de calculer la rentabilité de votre investissement. Cette nouvelle mise à niveau permet-elle d’économiser assez de temps et de manipulations pour justifier le coût de son installation et de la formation l’année prochaine ? Tenez compte du coût du logiciel, du coût d’installation estimé, du coût de formation et des gains d’efficacité estimés. Calculez la rentabilité en divisant les économies annuelles estimées par le total des coûts (logiciel, installation, formation), puis multipliez par 100 %. La plupart des mises à niveau logicielles étant utilisées un an ou deux, la rentabilisation des investissements doit atteindre au moins 50 %.

Définition d’un plan.
Une fois que vous avez les chiffres nécessaires pour justifier la dépense, effectuez une analyse détaillée et planifiez l’implémentation de la mise à niveau. L’implication de quelques utilisateurs CAO expérimentés peut vraiment favoriser l’adoption de la mise à niveau parmi les autres utilisateurs.

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