Préparation pour un déploiement de nouveau logiciel tout en facilité

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L’implémentation d’un nouveau logiciel de CAO s’accompagne souvent de stress et d’angoisse. Les questions se multiplient, par exemple : la formation des utilisateurs entraînera-t-elle une longue immobilisation ? Les workflows en cours seront-ils interrompus ? Les utilisateurs seront-ils aussi productifs avec le nouveau système ? Le nouveau logiciel produira-t-il le retour sur investissement qui a été promis à la direction pour justifier l’achat ?

Toutes ces questions résonnent dans la tête des responsables de la CAO durant la phase d’implémentation du nouveau logiciel. Il n’est pas facile de gérer l’implémentation d’un nouveau logiciel et la formation des utilisateurs. Les logiciels de CAO étant toujours en cours d’évolution et d’amélioration, le fait de s’informer et de repérer les outils qui vont améliorer votre processus de conception et, par ricochet, vos bénéfices, est précisément l’élément qui distingue un bon responsable de la CAO d’un homologue moins compétent.

Une bonne solution consiste à acheter une formation soit directement via l’éditeur de logiciels de CAO, soit via un de ses revendeurs à valeur ajoutée. En général, les formations sont proposées en classe ou en ligne. De nombreux revendeurs à valeur ajoutée offrent également des formations personnalisées conçues pour répondre aux besoins spécifiques d’un utilisateur ou d’une entreprise, ainsi qu’un support pour l’implémentation. Grâce à la formation, les utilisateurs acquièrent une connaissance approfondie des fonctionnalités du logiciel, ce qui permet d’estimer la rentabilisation des investissements.

Quel que soit le type de formation choisi, certaines tactiques peuvent aider à apaiser l’esprit des responsables de la CAO, calmer l’anxiété des nouveaux utilisateurs et limiter l’interruption des workflows causée par le déploiement d’un nouveau logiciel. Examinons quelques-unes de ces tactiques.

Former une équipe de « pilotes de tests ».

Ces utilisateurs n’ont pas peur des nouvelles technologies, ne craignent pas les erreurs et les pannes inhérentes au déploiement d’un nouveau logiciel, possèdent le don de la communication qui leur permet d’exposer clairement les problèmes aux autres parties, et sont capables de garder leur calme malgré la pression. Il ne s’agit peut-être pas de vos utilisateurs CAO avancés, mais ils pourraient être ceux que le nouveau logiciel enthousiasme le plus. Vous les connaissez.

Le fait de confier la première approche du nouveau logiciel dans des conditions de test bien définies permet aux équipes d’évaluer convenablement le nouveau logiciel de CAO, d’identifier et de résoudre les problèmes avant de rendre accessible le logiciel aux utilisateurs en vue de la formation. Cette tactique permet aussi de contrôler les causes d’interruption lorsque les inévitables problèmes surviennent puisque le logiciel n’est pas encore tout à fait en mode de production.

Choisir soigneusement le projet test.

Comme vous êtes toujours en terrain inconnu, ne testez pas le nouveau logiciel sur un projet important. Vous voulez voir comment se comporte votre logiciel en situation réelle mais vous souhaitez limiter les risques en choisissant des projets qui ne constituent pas une grande priorité.

Vous devriez vous attendre à des données corrompues, des conflits de version et d’autres problèmes imprévus ; il est donc inutile de stresser les pilotes des tests en choisissant des projets très importants. Si vous essayez un nouveau logiciel sur ce genre de projet, prenez toutes les précautions nécessaires et configurez le logiciel test de façon à pouvoir revenir aux anciens outils CAO s’il le faut.

Motiver les troupes.

Avant de déployer le nouveau logiciel, et après avoir convaincu la direction de l’acheter, une des meilleurs choses que le responsable de la CAO puisse faire est de susciter l’enthousiasme des utilisateurs à l’égard du nouvel outil. Après tout, un outil CAO aux fonctionnalités améliorées devrait faciliter leur travail.

Simplement par la constitution d’un groupe d’utilisateurs pour tester le nouveau logiciel, d’autres ingénieurs s’intéresseront tout naturellement aux nouvelles fonctionnalités offertes. Le fait d’attirer l’attention des autres utilisateurs sur les nouveaux outils de CAO aide les responsables de la CAO à mettre les utilisateurs en condition pour la formation qui leur permettra d’être plus rapidement opérationnels avec les nouveaux outils.

Apprendre de l’expérience.

L’expérience acquise durant la phase de test de l’implémentation du nouveau logiciel se révélera très précieuse au moment de déployer le nouvel outil de CAO en mode de production. Vos « pilotes de tests » auront appris des choses très intéressantes qui leur seront utiles pour former les autres utilisateurs.

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2 commentaires

  1. Le mai 2, 2013 à 6:01 | Permalien

    You bring up some good points here. Training is an important to bring users up to speed with a new software product, but there is much more to it than just putting the users into a classroom and telling them about the new functionality. At PTC University, we take a holistic approach at the entire implementation process with our Plan, Aware, Acquire & Apply approach. One important aspect is the aware phase on which you briefly touch in you « Rally the troops » paragraph.If you fail to plan strategies and tactics to encourage user adoption you will have trouble realiziing the expected value and ROI goals for the new technology. We have just published a new white paper discussing the importance of the aware phase in more detail. If interested, take a look: http://www.ptc.com/training/enterprise-learning-programs/overcoming-resistance/

    Bettina

  2. Le mai 3, 2013 à 7:25 | Permalien

    You are making a couple of good points here. While traditional classroom training is important, the efforts for making the implementation a smooth one are starting much earlier. As you indicated in the « Rally the troops » section, buy-in from the users is very important and this is what we at PTC University call the « Aware » phase. We have just published a new white paper highlighting our approach – http://www.ptc.com/training/enterprise-learning-programs/overcoming-resistance/. Take a look, if you want to dig deeper into the topic and feel free to comment with questions and feedback!

    Bettina

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