Comment convaincre vos dirigeants d’acheter la mise à niveau d’un logiciel

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Les éditeurs de logiciels sont très doués pour énumérer les raisons d’acheter la toute nouvelle version (qui est aussi la meilleure) de leur logiciel. De nouvelles versions apparaissent chaque année et il serait dans l’intérêt des sociétés de les adopter pour rester à la pointe et profiter de toutes les améliorations apportées à la dernière version de leur logiciel de CAO. En effet, l’enjeu est de commercialiser plus rapidement des produits plus innovants et de meilleure qualité. Et c’est d’autant plus facile avec des outils CAO améliorés.

Mais il n’est pas toujours simple de convaincre la direction, aux prises avec les contraintes budgétaires, de consacrer de l’argent à la mise à niveau du logiciel de CAO. Avant d’aller trouver l’équipe dirigeante avec ce genre de demande, les gestionnaires CAO doivent se préparer dans les moindres détails. Ils doivent documenter et justifier toutes les dépenses et réfléchir à la manière de démonter les arguments que la direction ne manquera pas de leur opposer.

Penser comme un dirigeant

La meilleure stratégie consiste à se mettre dans la peau du dirigeant pour adopter son mode de pensée. N’oubliez jamais que votre budget n’est qu’un budget parmi d’autres, soumis à l’évaluation et à l’approbation de l’équipe dirigeante. Fournissez quelques chiffres permettant d’évaluer la rentabilisation des investissements. Ce type de démarche peut contribuer à favoriser votre budget en présentant votre demande dans un langage que la direction comprendra.

La première étape consiste à traduire chaque poste de votre demande de budget (pour une mise à niveau CAO par exemple) en termes de coûts et d’économies potentielles. Pour un logiciel, pensez au gain de temps que le logiciel pourrait générer et, de l’autre côté, additionnez tous les coûts associés à l’achat et à l’installation du logiciel, à la formation des utilisateurs et à la durée d’inactivité.

Calculer la rentabilisation des investissements

Pour déterminer l’économie totale : calculez le temps gagné et multipliez-le par le coût horaire de la personne qui utilise le logiciel, puis extrapolez l’économie annuelle en multipliant ce gain journalier par 48 semaines de travail par an. Ensuite, calculez le total des coûts (logiciel, support, formation) de la mise à niveau. Puis, divisez les économies par les coûts.

Calculez enfin le délai d’amortissement en déterminant le nombre d’années nécessaires pour que les économies projetées viennent contrebalancer les coûts initiaux. Ce calcul est essentiel pour les postes importants tels que le matériel et le logiciel car les coûts initiaux sont très élevés. Les dirigeants seront davantage disposés à approuver la mise à niveau d’un logiciel si le retour sur investissement est prévu dans un futur proche.

Collaborer avec l’éditeur de logiciels de CAO

La bonne nouvelle, c’est que l’éditeur de votre logiciel de CAO peut devenir votre allié face à la direction. Les fournisseurs de solutions de CAO sont nombreux à proposer une calculatrice de rentabilisation des investissements qui peut vous aider à justifier l’achat d’une mise à niveau. Collaborez avec le fournisseur de votre solution de CAO pour argumenter la nécessité de mettre à niveau vos outils de CAO en calculant la rentabilisation des investissements.

Alors que les sociétés tentent de sortir de plusieurs années de récession et que les contraintes budgétaires restent d’actualité, certaines cherchent à améliorer leur productivité et leurs résultats financiers. Logiquement, un outil capable de réduire le temps consacré au développement de produits doit permettre d’abaisser les coûts et d’augmenter le chiffre d’affaires.

En tant que gestionnaire CAO, vous devez aider la direction à comprendre l’importance de doter votre équipe de conception des outils CAO les plus récents pour innover, concevoir et fabriquer des produits plus rapidement. Il suffit de raisonner comme eux et de traduire les avantages d’une mise à niveau en termes de rentabilisation des investissements.

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